Slohový útvar – Administratívne texty (oficiálny list, žiadosť)

Administratívne testy spoločne s motivačným listom patria do tej skupiny slohových útvarov, ktoré využijeme nielen v škole, ale aj v skutočnom živote, predovšetkým v komunikácii s úradmi a ďalšími oficiálnymi orgánmi.

Je preto dobré sa ich naučiť obzvlášť dobre, keďže v budúcnosti to môže ušetriť množstvo potrebného času (pretože kto má v dospelosti čas sa učiť, ako sa niečo píše?) a nepríjemností (za hlupáka kvôli neschopnosti napísať oficiálny text asi nikto byť nechceme).

Kde využívame administratívny štýl?

Administratívne texty majú spoločnú jednu dôležitú vlastnosť – slúžia na jednanie s oficiálnymi orgánmi a každý z nich má svoju určitú funkciu. Majú preto jednotnú štruktúru, ktorá sa musí dodržiavať, aby adresát hneď pochopil, čo sa mu dostalo do rúk. Na úradoch by panoval omnoho väčší zmätok, keby sa príjemca až po dočítaní desiatich stránok dozvedel, že sa k nemu nedostal opis domu, ale žiadosť o povolenie stavby.

Vo všetkých prípadoch ide o informačný štýl, ktorého hlavným znakom je komunikácia vecná, teda zameraná na prosté podanie faktov. Je to štýl čisto objektívny, zjednodušene povedané nikoho nezaujíma autor ani príjemca, nemajú medzi sebou žiadny osobný vzťah.

Medzi také texty patrí napríklad hlásenie, vysvedčenie, zmluva… alebo aj oficiálny list a žiadosť, ktoré si rozoberieme podrobnejšie, a to preto, že s týmito dvomi textmi sa môžete stretnúť pri maturite.

Oficiálny list

Oficiálny list slúži na komunikáciu s inštitúciou alebo skôr zástupcom inštitúcie (riaditeľom, úradníkom, vedúcim…) obyčajne teda s niekým, koho nepoznáme alebo je nám nejakým spôsobm nadradený – musíme k nemu prechovávať určitú mieru rešpektu.

Štruktúra

Oficiálny list nie je oficiálnym listom, ak neobsahuje nasledujúce náležitosti:

• Adresa odosielateľa – uvádza sa ako prvá, hore.
• Adresa príjemcu – píše sa hneď pod adresu odosielateľa.
• Miesto a dátum – miesto sa uvádza v 1. páde a nepíše sa za ním čiarka:

Nesprávne:

V Bratislave 1.1.2019
Bratislava, 1.1.2019

Správne:

Bratislava 1.1.2019

• Predmet – heslovito
• Oslovenie – Vážený pán Kováč

Ak nepoznáme príjemcu, píšeme „Vážená pani, vážený pán“ alebo „Vážení“.
Za oslovením sa vždy píšeme čiarku – text pod ním teda začína malým písmenom.

• Text – rozdelený do odstavcov
• Rozlúčenie a podpis – rozlúčenie sa spravidla píše na jeden riadok a podpis na ďalší, platí ale, že za rozlúčením (ak je nevetné) sa nepíše čiarka (ako napr. u oslovenia):

Nesprávne:

S pozdravom,
Anna Kováčová

Správne:

S pozdravom
Anna Kováčová

Jazyk

Podstatou listu je adresátovi podať nejaké informácie – najlepšie stručné, vecné a bez emócií. Jazyk by teda mal byť spisovný, jednoduchý a neutrálny. Vhodné sú skôr krátke vety, podobne ako odstavce. Celý text by nemal presiahnuť jednu stránku.

Vzhľadom na to, že často skutočne nepoznáte človeka, ktorý list bude čítať, mali by ste sa vyvarovať odbornejších termínov, skratiek a slangových výrazov, ktorým by nemusel rozumieť.

Zhrnutie

• oficiálny list musí obsahovať adresy obidvoch strán, miesto a dátum, predmet, oslovenie, text a podpis,
• nemal by presiahnuť jednu stránku, píše sa teda stručne a vecne,
• jazyk by mal byť spisovný a neutrálny.